Statuten
Statuten van de Vereniging voor Nederlandstalige Terminologie
(NL-TERM)
Artikel 1 : Naam, Plaats van Registratie en Doelgroep
Artikel 2 : In de statuten gehanteerde begrippen
Artikel 3 : Doelstellingen van de Vereniging
Artikel 4 : Lidmaatschap
Artikel 5 : Beëindiging van het Lidmaatschap
Artikel 6 : Contributie
Artikel 7 : Officiële organen van de Vereniging
Artikel 8 : Algemene Ledenvergadering
Artikel 9 : Het Bestuur
Artikel 10 : Adviesraad
Artikel 11 : Projectgroepen
Artikel 12 : Opheffing
Artikel 1 : Naam, Plaats van Registratie en Doelgroep
De naam van de Vereniging is ‘Vereniging voor Nederlandstalige Terminologie’, met de afkorting ‘NL-TERM’.
Voor de Vereniging is de Nederlandse wetgeving van toepassing. De plaats van registratie is Amsterdam, Nederland. De Vereniging richt haar activiteiten op al diegenen die bezig zijn met dan wel interesse hebben in Nederlandstalige terminologie.
Het boekjaar van de Vereniging is het kalenderjaar.
Artikel 2 : In de statuten gehanteerde begrippen
Adviesraad
Een orgaan dat het Bestuur adviseert in zijn handelen. Deze adviezen kunnen al dan niet op verzoek van het Bestuur gegeven worden. De Adviesraad is een onafhankelijk orgaan en kan bestaan uit zowel leden als niet-leden van de Vereniging.
Algemene Ledenvergadering
De bijeenkomst van de Leden van de Vereniging waarin het Bestuur verantwoording aflegt van zijn handelen. Deze bijeenkomst vindt eens per jaar plaats. Daarnaast wordt het begrip "Algemene Ledenvergadering" tevens gebruikt als aanduiding van alle Leden van de Vereniging en vertegenwoordigers van rechtspersonen die Lid zijn van de Vereniging.
Bestuur
Het orgaan dat namens en met volledig mandaat van de Leden van de Vereniging de aangelegenheden van de Vereniging regelt en leidt.
Buitengewone Algemene Ledenvergadering
Een Algemene Ledenvergadering die in afwijking van de normale jaarlijkse frequentie plaatsvindt op verzoek van het Bestuur of van de Leden.
Coöptatie
Het kiezen van een of twee aanvullende leden van het Bestuur op voordracht van de reeds gekozen Bestuursleden. Deze situatie doet zich uitsluitend voor als na de verkiezing van het Bestuur blijkt dat Nederland of Vlaanderen ondervertegenwoordigd is.
Lid
Een persoon die deel uitmaakt van de Vereniging. Dit kan zowel een natuurlijk persoon als een rechtspersoon zijn. Een rechtspersoon laat zich in de Algemene Ledenvergadering vertegenwoordigen door minimaal één natuurlijk persoon.
Projectgroep
Een groep die zich bezighoudt met een bepaald project dat één of meer onderwerpen binnen de Nederlandstalige Terminologie betreft. De Projectgroep legt verantwoording af aan de Vereniging en kan als ondersteuning gebruikmaken van de Adviesraad van de Vereniging.
(Vak)Terminologie
Verzameling van termen die het begrippenstelsel in een bepaald vakgebied weergeeft (NEN-ISO 1087, 1ste druk, 1991, paragraaf 5.1).
Terminologieleer
Wetenschappelijke studie van begrippen en termen en het gebruik in vaktalen.
Opmerking : de terminologieleer behandelt o.a. de volgende theoretische aspecten :
- de begrippen
- het begrippenstelsel
- weergave van begrippen door middel van definities en aanduidingen
- termvorming
- fraseologische aspecten van vaktalen
- terminologische en terminografische beginselen
- een systematische studie van één of meer vakterminologieën
(NEN-ISO 1087, 1ste druk, 1991, paragraaf 8.1).
de Vereniging
De Vereniging voor Nederlandstalige Terminologie (NL-TERM), waarop deze statuten betrekking hebben.
Voorzitter
De voorzitter van het Bestuur. Deze is tevens voorzitter van de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 3 : Doelstellingen van de Vereniging
De Vereniging vat het begrip terminologie(leer) op zoals verwoord in NEN-ISO Norm 1087, Terminologie : de wetenschappelijke studie van begrippen en termen en het gebruik daarvan in vaktalen.
De doelstellingen van de Vereniging zijn :
-
Bevorderen van de samenwerking binnen het vakgebied, meer bepaald door :
- het creëren van een platform voor belangstellenden en diverse belangengroepen, zoals : studenten, docenten, vakspecialisten, vertalers en terminologen, beleidsmakers, softwareproducenten, uitgevers etc.
- het nemen en ondersteunen van initiatieven op regionaal, nationaal, Europees en breder internationaal niveau.
-
Vertegenwoordigen van de belangen van Nederlandstaligen inzake terminologie, meer bepaald door :
- belangengroepen bewust te maken van hun rol in het creëren en in standhouden van een consistent terminologiebeleid voor het Nederlands in een ééntalige en meertalige context;
- het stimuleren van beleidsmakers;
- deelname aan congressen en vertegenwoordiging in internationale verenigingen.
-
Bevorderen van de bekendheid van het vakgebied en het belang ervan binnen het Nederlandse taalgebied, meer bepaald door :
- de organisatie van congressen, workshops en publicaties;
- het publiceren van een nieuwsbrief;
- het creëren van een e-mail-forum en het uitwisselen van informatie.
-
Bevorderen van de deskundigheid op het gebied, meer bepaald door :
- het leveren van bijdragen aan onderwijsprogramma’s en opleidingen;
- het ondersteunen en verspreiden van methodologie en technische aspecten van terminologiebeheer;
- het organiseren van raakpunten tussen theorie en praktijk;
- het bemiddelen bij vraag en aanbod rond terminologische activiteiten.
-
Bevorderen van onderzoek en ontwikkeling, meer bepaald door :
- het stimuleren van de oprichting van projectgroepen.
De Vereniging is een organisatie zonder winstbejag, die zich inzet voor educatieve, wetenschappelijke en onderzoeksactiviteiten in algemeen belang. Het is de Vereniging toegestaan reserves te ontwikkelen. De financiële en andere middelen van de Vereniging kunnen alleen worden gebruikt/ingezet indien in overeenstemming met de doelstellingen van de Vereniging, zoals vastgelegd in de statuten.
- Leden van de Vereniging bestaan uit de volgende categorieën :
- algemene leden
- studenten
- Algemene leden kunnen zowel natuurlijke als rechtspersonen zijn die zich bezighouden met, of geïnteresseerd zijn in terminologische of aanverwante activiteiten, of waarvan de activiteiten zich richten op het op enigerlei wijze ondersteunen van de Vereniging. De leden betalen jaarlijks contributie en hebben stemrecht op de Algemene Ledenvergadering. Rechtspersonen geven bij het Bestuur van de Vereniging aan wie hen vertegenwoordigt op Algemene Ledenvergaderingen. De hoogte van de contributie van een rechtspersoon is een aantal malen de contributie voor natuurlijke personen. Dit aantal is gelijk aan het aantal personen door wie hij zich zal laten vertegenwoordigen plus één.
Voor studenten geldt een gereduceerde contributie.
Met andere instellingen en verenigingen die de doelstelling van de Vereniging ondersteunen, kan overeengekomen worden dat voor hun leden een gereduceerde contributie zal gelden.
- Aspirant leden melden zich schriftelijk aan. Door aanmelding conformeren de leden zich aan de statuten.
- In incidentele gevallen kan de Algemene Ledenvergadering ereleden benoemen op voordracht van het Bestuur. Ereleden zijn altijd natuurlijke personen. Zij hebben stemrecht op de Algemene Ledenvergadering, maar hoeven geen contributie te betalen.
Artikel 5 : Beëindiging van het Lidmaatschap
- Lidmaatschap van de Vereniging wordt beëindigd in geval van overlijden, opzegging of verwijdering.
- Opzeggingen zullen schriftelijk bij het Bestuur worden gedaan. Het lidmaatschap wordt beëindigd aan het einde van het boekjaar waarin de opzegging wordt gedaan.
- Het lidmaatschap zal automatisch verlopen in het geval het betreffende lid de contributie bij aanvang van de zesde maand van het boekjaar nog niet heeft betaald. Vanaf de derde maand van het boekjaar wordt, gespreid in de tijd, twee maal gemaand.
- Het Bestuur kan besluiten het lidmaatschap van een lid te beëindigen in het geval dat lid ernstig in strijd met de statuten heeft gehandeld, of als dat lid ernstige schade heeft toegebracht aan de belangen van de Vereniging. Op het Bestuur rust in zo'n geval een toelichtingsplicht ten opzichte van het betreffende lid, en een meldingsplicht jegens de Algemene Ledenvergadering.
- Tijdens de Algemene Ledenvergadering zal de hoogte van de contributie voor natuurlijke en rechtspersonen worden vastgesteld.
- De lidmaatschapsgelden zullen worden beheerd door de Penningmeester. Tijdens de Algemene Ledenvergadering zal hij/zij verslag doen van het gebruik van deze gelden.
Artikel 7 : Officiële organen van de Vereniging
De organen van de Vereniging zijn :
Artikel 8 : Algemene Ledenvergadering
- Frequentie en moment van vergaderen
- De Voorzitter nodigt alle leden van de Vereniging uit voor de Algemene Ledenvergadering. Deze zal één keer per jaar plaatsvinden, in de tweede helft van het boekjaar.
- De uitnodigingen, te zamen met de agenda, zullen naar alle leden worden verstuurd, uiterlijk drie weken voor de vergaderdatum.
- Agenda voor de Algemene Ledenvergadering
- Opening en Mededelingen
- Vaststellen van de agenda
- Verslag over het afgelopen jaar door de Secretaris
- De door een externe accountant gecontroleerde Jaarrekening en de accordering hiervan door de Algemene Ledenvergadering
- Verslag van de Projectgroepen
- Actieplan en begroting voor het komende jaar
- Middellange- en langetermijnplanning
- Overige door het Bestuur en/of leden voorgestelde agendapunten
- Contributie voor het komende boekjaar
- Verkiezing van Bestuursleden
- Benoeming van leden van de Adviesraad
- Overige zaken
- Buitengewone Algemene Ledenvergadering
- Een Buitengewone Algemene Ledenvergadering kan bij elkaar geroepen worden door de Voorzitter van de Vereniging. Een Buitengewone Algemene Ledenvergadering moet bij elkaar geroepen worden als minimaal 25% van de leden het Bestuur schriftelijk te kennen geeft daar behoefte aan te hebben.
- Uitnodigingen met daarbij de agenda zullen verstuurd worden uiterlijk 10 dagen voor de Buitengewone Algemene Ledenvergadering zal plaatsvinden.
- Als het Bestuur van mening is dat over een bepaald onderwerp instemming benodigd is van de leden, maar dat er onvoldoende reden is een Buitengewone Algemene Ledenvergadering bij elkaar te roepen, kan het Bestuur beslissen om een schriftelijke stemming te laten plaatsvinden. Het voorstel wordt verspreid, waarna de leden twee weken de mogelijkheid hebben om schriftelijk `voor' dan wel `tegen' te stemmen.
- Stem- en Verkiezingsprocedures
- De Algemene Ledenvergadering stemt bij meerderheid van stemmen (50%+1) van de op de vergadering aanwezige, of vertegenwoordigde leden. Om de statuten te wijzigen of de Vereniging op te heffen is een meerderheid van minimaal 75% van stemmen van de aanwezige leden noodzakelijk. Iedere natuurlijke persoon heeft één stem. Iedere rechtspersoon heeft één stem, plus één stem voor iedere persoon van wie bij het Bestuur bekend is dat hij/zij de rechtspersoon vertegenwoordigt.
- Als een lid niet in staat is om de Algemene Ledenvergadering bij te wonen, kan hij/zij een ander lid machtigen om voor hem/haar te stemmen. Een schriftelijke verklaring hiervan wordt aan het begin van de Algemene Ledenvergadering aan het Bestuur ter beschikking gesteld.
- Als bij beslissingen de stemmen staken, beslist de Voorzitter.
- Als bij verkiezing van Bestuursleden twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen krijgen en meer dan alle andere kandidaten, vindt er een tweede verkiezing plaats tussen deze kandidaten.
- Als na verkiezing van zeven Bestuursleden blijkt dat Nederland of Vlaanderen niet of slechts met één persoon in het Bestuur is vertegenwoordigd, zal het Bestuur krachtens artikel 9, lid 2 aan de Algemene Ledenvergadering voorstellen één of twee Bestuursleden te coöpteren. De goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering zal via een schriftelijke procedure worden verkregen. De Algemene Ledenvergadering dient bij meerderheid van uitgebrachte stemmen (50%+1) akkoord te gaan met de voor coöptatie voorgedragen kandidaat of kandidaten.
- Stemmingen ten aanzien van personen gebeuren uitsluitend schriftelijk.
- Notulen
- De Secretaris van de Vereniging verzorgt de notulen van de Algemene Ledenvergadering. Deze worden na goedkeuring door de Voorzitter verstuurd aan alle leden. Verzoeken tot wijziging van de notulen kunnen worden gedaan tot één maand na kennisgeving aan de Leden. Het Bestuur beslist welke wijzigingen worden overgenomen en stuurt vervolgens de definitieve notulen aan alle leden.
- Elk lid van de Vereniging, of vertegenwoordiger van een rechtspersoon die lid is van de Vereniging, kan zich beschikbaar stellen als aspirant Bestuurslid, óók als hij/zij reeds deel uitmaakt van het zittende Bestuur. Het Bestuur bevestigt elke kandidaatstelling. Uit deze aspirant Bestuursleden wordt het Bestuur gekozen, zoals beschreven in Artikel 8, lid 4. Het Bestuur zal uiterlijk één week voor de Algemene Ledenvergadering de kandidaturen voor nieuw te benoemen Bestuursleden bekend maken. Overigens kunnen aspirant Bestuursleden tot aanvang van de Algemene Ledenvergadering worden aangemeld.
- Als Nederlands-Vlaamse vereniging voor terminologie dient de Vereniging te streven naar een samenstelling van het Bestuur die representatief kan worden geacht voor het gehele taalgebied, onverminderd inachtneming van de regels en procedures voor kandidaatstelling en verkiezing zoals in deze statuten is bepaald. Als na kandidaatstelling en verkiezing blijkt dat Nederland of Vlaanderen niet of slechts met één persoon in het Bestuur is vertegenwoordigd zal het nieuw gekozen Bestuur één of twee kandidaten aan de Algemene Ledenvergadering ter coöptatie voorstellen. De Algemene Ledenvergadering dient akkoord te gaan met de voordracht alvorens de voorgedragen kandidaten aan het Bestuur worden toegevoegd (zie ook artikel 8, lid 4). Gecoöpteerde Bestuursleden hebben dezelfde rechten en plichten als de overige Bestuursleden en kunnen alle in deze statuten genoemde Bestuursfuncties uitoefenen.
- Het Bestuur bestaat uit zeven (bij coöptatie maximaal negen) Bestuursleden die door de Algemene Ledenvergadering zijn gekozen. Het Bestuur kiest uit zijn midden een :
- Voorzitter
- Vice-Voorzitter
- Secretaris
- Penningmeester
Elk Bestuurslid is lid van de Vereniging, of vertegenwoordiger van een rechtspersoon die lid is van de Vereniging. In het laatste geval treedt het Bestuurslid af als de rechtspersoon de betreffende persoon niet meer als zijn vertegenwoordiger laat optreden.
Van een rechtspersoon kan maar één vertegenwoordiger gekozen worden in het Bestuur.
Bestuursleden worden gekozen voor een termijn van twee jaar. Na de verstreken periode kunnen zij zich weer beschikbaar stellen voor een nieuwe termijn in het Bestuur.
- Gezien het Nederlands-Vlaamse karakter van de Vereniging dient het Bestuur ernaar te streven dat de Bestuursfuncties evenwichtig tussen Nederland en Vlaanderen worden verdeeld. Met name dient ernaar gestreefd dat de Voorzitter en de Vice-Voorzitter niet uit hetzelfde land afkomstig zijn.
- Als één van de zetels van de zeven tot negen bestuursleden vacant komt, zal het resterende deel van het Bestuur een opvolger benoemen. Deze benoeming zal door de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering moeten worden bevestigd.
- De Voorzitter en de Secretaris vertegenwoordigen gezamenlijk de Vereniging. Als één van hen is verhinderd, wordt deze functionaris door de Vice-Voorzitter vervangen.
- Het Bestuur vergadert tenminste vier maal per jaar, of zoveel vaker als het wenselijk acht.
- Het Bestuur is verantwoordelijk voor het creëren van procedures en richtlijnen die de actieve participatie van alle Bestuursleden mogelijk maakt bij het handelen van de Vereniging
- Het Bestuur kan natuurlijke en/of rechtspersonen al dan niet tegen betaling activiteiten uit laten voeren teneinde aan de doelstellingen, zoals verwoord in artikel 3, invulling te geven.
- Het Bestuur neemt beslissingen bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder Bestuurslid één stem heeft. Besluitvorming kan alleen dan en slechts dan plaatsvinden als minimaal vijf van de Bestuursleden aanwezig zijn, of hun mening op andere wijze kenbaar hebben gemaakt. Bij staken van stemmen beslist de Voorzitter.
- Het Bestuur is in zijn geheel verantwoordelijk voor alle handelingen die door of namens de Vereniging plaatsvinden.
- De Algemene Ledenvergadering benoemt op voordracht van het Bestuur een Adviesraad, welke bestaat uit ongeveer 20 personen die actief zijn op het gebied van Terminologie of andere relevante expertise kunnen inbrengen. Deze Adviesraad ondersteunt en adviseert het Bestuur, gevraagd dan wel ongevraagd, bij het uitvoeren van zijn taak, zoals vastgelegd in het actieplan, de begroting en de termijnplanning.
Leden van de Adviesraad zijn niet noodzakelijk lid van de Vereniging. Bij het benoemen van de leden van de Adviesraad wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met de geografische representatie van de gebieden waarin de Vereniging actief is en een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van deskundigheid.
- De Adviesraad kiest uit zijn midden een Voorzitter en een Vice-Voorzitter. De Voorzitter van de Adviesraad, dan wel de Vice-Voorzitter in zijn/haar plaats, is gerechtigd de Bestuursvergaderingen bij te wonen. Hij/zij heeft echter geen stemrecht tijdens de Bestuursvergaderingen.
- Het Bestuur kan één of meer Projectgroepen (PG) instellen om een al dan niet zelf geformuleerde opdracht, passend binnen de doelstellingen van de Vereniging, uit te voeren.
- De PG bepaalt zelf uit hoeveel leden zij bestaat. De coördinator van een PG is lid van de Vereniging. Het staat hem/haar vrij om bij de inrichting van de PG ook niet-leden te betrekken.
- De PG stelt voor het Bestuur een overzicht samen van de voorgestelde activiteiten. De accordering door het Bestuur van de samenstelling en activiteiten van de PG zal schriftelijk plaatsvinden.
- De PG rapporteert volgens afspraak, maar minstens één maal per jaar over haar activiteiten aan het Bestuur. Het Bestuur is gehouden om op korte termijn deze rapportage goed dan wel af te keuren.
- Het Bestuur delegeert het onderhouden van de contacten met de PGs aan één van de Bestuursleden.
- Een PG die gedurende een half jaar niet actief is geweest, kan door het Bestuur worden opgeheven of gereorganiseerd.
- De Vereniging is financieel verantwoordelijk voor een PG tot het bedrag dat schriftelijk door het Bestuur aan die PG is toegekend. Indien de PG meer financiële ondersteuning nodig heeft dan het Bestuur aan budget heeft toegekend, is het de PG toegestaan externe sponsors te zoeken. Overeenkomsten ten aanzien van sponsoring kunnen alleen met goedkeuring en meetekenen van de Voorzitter en Secretaris van het Bestuur plaatsvinden.
- De opheffing van de Vereniging kan alleen plaatsvinden als de Algemene Ledenvergadering hiertoe besluit met een meerderheid van stemmen van minimaal 75%.
- In dat geval beslist dezelfde Algemene Ledenvergadering ten aanzien van de bestemming van de bezittingen en gelden van de Vereniging, nadat aan alle verplichtingen is voldaan.